ORGANISATION 

MONTAGE INSTITUTIONNEL ET MODALITES D’EXECUTION

1.1.       Agences responsables d’exécution du projet RDC

Le Ministère du Commerce Extérieur sera l’agence responsable de la coordination au niveau national. La structure d’exécution établie dans le cadre du PFCGL (P151083) sous la tutelle du Ministère du Commerce sera maintenue pour la gestion du projet. Il sera appuyé par l’unité de gestion du Projet (UGP) relevant du Ministère du Commerce pour gérer et coordonner les composantes 1,3 et 4 ; et par la cellule des Infrastructures du Ministère des Infrastructures et Travaux Publics qui va coordonner et gérer la composante 2.

Le bureau du projet sera implanté dans le Sud- Kivu où le coordinateur sera basé. Un bureau de liaison sera maintenu à Kinshasa pour coordonner le dialogue politique avec les autorités.

1.2.       Le Comité interministériel de pilotage du projet (CIP)

Il est créé un Comité Interministériel de Pilotage du Projet de Facilitation du Commerce et Intégration dans la Région des Grands-Lacs, CIP-PFCIGL, placé sous l’Autorité du Ministre ayant le Commerce Extérieur dans ses attributions.  Sous réserve de prolongations, le CIP-PFCIGL est créé pour la durée du Projet, soit six ans.

Le CIP est l’organe de coordination, de concertation, d’orientation et de gestion stratégique de la mise en œuvre du Projet créé pour servir de mécanisme de supervision du PFCIGL. Il est présidé par le Ministère du Commerce (MC) et composé des membres ci-après :

·      Le Ministre de l’Intérieur Sécurité, ou son représentant ;

·      Le Ministre des Infrastructures et Travaux Publics ou son représentant ;

·      Le Ministre des Finances ou son représentant ;

·      Le Ministre de l’intégration Régionale ou son représentant ;

·      Le Ministre des Voies de Communication et Désenclavement ou son représentant ;

·      Le Ministre de l’Agriculture ou son représentant ;

·      Le Ministre de la Santé Publique, Hygiène et Prévention ou son représentant ;

·      Le Ministre de la Pêche et Elevage ou son représentant ;

·      Le Gouverneur de la Province du Sud-Kivu ou son représentant.

Sont invités à titre consultatif sans droit de vote :

·      Un Représentant du Cabinet du Président de la République ;

·      Un Représentant du Cabinet du Premier Ministre ;

·      Le Secrétaire Général au Commerce Extérieur ;

·      Le Directeur Général des Douanes et Accises (DGDA) ;

·      Le Directeur Général de l’Office Congolais de Contrôle (OCC) ;

·      Le Directeur Général de Migration (DGM) ;

·      Le Directeur du Programme National de l’Hygiène aux Frontières (PNHF) ;

·      Le Coordonnateur National de Services de Quarantaine Animale Végétale ;

·      Le Coordonnateur National de Service de Quarantaine Animale et Halieutique (SQAH) ;

·      Les Responsables Administratifs et Financiers des Unités de Gestion ;

·      Les chargés de Projet ;

·      L’Expert en accords commerciaux.

Rôle et responsabilité :

·         Veiller à l’application effective des politiques, décisions et stratégies du Gouvernement relatives à la promotion du commerce extérieur ;

·         Superviser l’ensemble des activités de mise en œuvre du PFCIGL ;

·         Coordonner les actions et faire des recommandations au Comité Consultatif, aux Unités de Gestion du Projet et au Comité Technique Provincial ;

·         Approuver les plans d’actions, les Programmes de travail et les budgets annuels (PTBA) préparés par les Unités de Gestion (UGP) ;

·         Assurer le suivi de l’exécution du PFCIGL conformément aux dispositions de l’Accord de financement, au PAD et au Manuel d’exécution ;

·         Faciliter la liaison, l’harmonisation et la collaboration entre le Marché Commun de l’Afrique Orientale et Australe (COMESA), les Unités de Gestion du Projet et le Comité Consultatif en vue d’une meilleure intégration régionale par la mise en œuvre du PFCIGL ;

·         Prendre en compte les recommandations issues des réunions de coordination et veiller à leurs mises en œuvre ;

·         Approuver le rapport annuel avant sa transmission au Bailleur.

1.3.       Le Conseil consultatif national (CCN)

Le Conseil Consultatif National (CCN) présidé par le Secrétaire Général au Commerce Extérieur assiste le Bureau du CIP-PFCGIL dans l’accomplissement de ses missions. Il est composé des points focaux des ministères sectoriels respectifs qui siègent au bureau du CIP-PFCIGL.

Outre la Présidence et la Primature, chaque Etablissement, Organisme et Service publics œuvrant aux frontières ainsi que les Associations des Petits Commerçants dûment enregistrés par les services étatiques compétents, désigne également un point focal respectif.

Rôles et responsabilités du CNN

·         Superviser la mise en œuvre du Projet et assurer la liaison entre le niveau national et provincial ;

·         Examiner le rapport trimestriel, financier et tout autre document stratégique de la mise en œuvre du projet et fait rapport au CIP-PFCIGL ;

·         S’assurer aussi du suivi de la mise en œuvre des recommandations issues des différentes réunions bilatérales, multilatérales   par chaque structure et organisme impliqués dans le projet et fait rapport de l’évolution des activités du PFCIGL dans toutes ses composantes au Président du Comité Interministériel de Pilotage.

Le CCN se réunit en session ordinaire à la fin de chaque trimestre, à la convocation de son Président. Il peut se réunir aussi en session extraordinaire en cas de nécessité.

1.4.       Comité technique provincial (CTP)

Description et principales responsabilités du CTP

Un CTP a été créé dans le Sud-Kivu Cette démarche crée un forum de communication dans les deux sens entre les commerçants et l’administration provinciale. Il sera présidé par le Gouverneur et comprendra la structure déconcentrée au niveau provincial du Ministère du Commerce, des Infrastructures des Finances, des Transports et le directeur provincial ou la DGDA, la DGM, le PNHF, l’OCC, le SQAV et le SQAH, le Département de la santé, le Service de quarantaine (élevage et représentant des petits commerçants et de la société civile).

Rôles et responsabilités

Le CTP aura pour fonction de suivre l'exécution des activités du projet et fournir des conseils stratégiques en conformité avec la stratégie de développement provincial.  Il se réunira au moins deux fois l’an en session ordinaire et sera charge de :

·               Définir les domaines d’intervention, valider les sous-projets et interagir avec les groupes bénéficiaires et la société civile.

·               Veiller à la cohérence des activités du projet en rapport avec les documents du projet ;

·               Recommander les mesures visant à assurer l’exécution efficace du projet ;

·               Suivre l’état d’avancement des programmes annuels ; 

·               Examiner les difficultés qui entravent l’exécution du projet et en proposer des solutions appropriées.

1.5.       L’Unité de gestion de projet (UGP)

Description et principales responsabilités de l’UGP

La coordination et gestion du projet seront assurées par l’Unité de Gestion du Projet (UGP) existante mise en place au sein du Secrétariat général du Ministère du Commerce à Kinshasa.

Composition de l’équipe

Le personnel de l’UGP comprend le coordonnateur, le chef de projet commerce, le responsable administratif et financier, le spécialiste en Agribusiness et chaine des valeurs, l’auditeur interne, l’expert en accords commerciaux, l’expert en suivi & évaluation, l’expert en communication, le comptable, le trésorier, l’expert en passation des marchés.

Pour assurer la mise en œuvre du projet, le personnel de l’UGP, le personnel d’appoint et autres experts seront recrutés compétitivement.

La structure organisationnelle globale des modalités de mise en œuvre en RDC est présentée à Figures 2 et 3 ci-dessous.

Rôles et responsabilités

L’UGP sera responsable de la gestion administrative, financière et de la passation des marchés, le suivi et l'évaluation et des ressources humaines des Composantes 1, 3 et 4, de la planification globale, de la mise en œuvre, du suivi et évaluation, et de la coordination avec les autres bénéficiaires et l’UEP provinciale.  Le rôle et les responsabilités de l’UGP sont, d’une manière générale, de :

·         Coordonner la mise en œuvre du projet, assurer le respect de la stratégie, des axes prioritaires d’intervention, les complémentarités et synergies pour atteinte les objectifs spécifiques visés et l’ODP ;

·         Appuyer la planification d’ensemble des activités des composantes, la priorisation des interventions et notamment la préparation du plan d’exécution global et des PTBA ;

·         Apporter les appuis méthodologiques d’ensemble pour les interventions harmonisées des composantes et s’assurer que les informations qui alimentent le Système d’information et de gestion sont effectuées en cohérence avec le cadre des résultats ;

·         Assurer le contrôle de qualité des données et des rapports de synthèse sur les indicateurs de résultats de l’ensemble du projet et rendre compte à la Banque ;

·         Assurer la gestion administrative et fiduciaire, le suivi financier et la tenue annuelle d’un audit financier externe et en rendre compte à la Banque.

D’une manière plus spécifique, l’UGP sera responsable de :

·         Préparer avec la CI, un plan de mise en œuvre des interventions du projet sur toute la durée du projet ;

·         Planifier le programme de travail spécifique des activités, la coordination et en assurer la mise en œuvre en concertation avec la CI;

·         Consolider le PTBA global et des activités spécifiques de l’UGP, coordonner les arbitrages et le soumettre CTP pour validation et au CNP, puis à la Banque mondiale pour approbation ;

·         L’animation et la coordination des activités de production de données, gestion et partage et capitalisation des connaissances sur les thèmes définis au moment de la planification identifiée comme prioritaires en cours de la mise en œuvre ;

·         Des appuis stratégiques aux activités de formation pour garantir une bonne concertation entre les agences, du développement de synergies et de la préparation des outils de formation continue : diagnostic de l’existant et des besoins, élaboration de stratégies de formation, appuis au développement d’outils/modules harmonisés, organisation de formation/recyclage pour l’ensemble des ressources ciblées ;

·         Coordonner et organiser les supervisions internes de l’UGP et les supervisions conjointes incluant la Banque Mondiale, la CI et partenaires techniques ;

·         Préparer les mandats détaillés des différents prestataires de services des Composantes 1, 3 et 4, les protocoles, conventions à signer avec les partenaires ;

·         Préparer les rapports d’activités consolidé, de suivi financier et les DRF ;

·         Recruter un auditeur externe et s’assurer de la production des rapports d’audits suivant l’échéancier fixé.